La présente politique explique comment AXONMED Co., Ltd. (« AXONMED », « nous ») encadre la gestion des renseignements personnels des personnes qui utilisent la version internationale de l'application Bodycheck Care et les services connexes (le « Service ») : qui en est responsable à chaque étape de leur cycle de vie, comment nous les conservons et les détruisons, comment nous traitons les plaintes, comment nous évaluons les risques pour la vie privée et comment nous consignons les incidents de confidentialité. Il s'agit de notre politique de gouvernance au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (article 3.2), et nous l'appliquons à toutes les personnes qui utilisent la version internationale. Notre Politique de confidentialité explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi, qui les reçoit et quels sont vos droits ; dans le texte ci-dessous, « section » désigne une section de la Politique de confidentialité, sauf si nous précisons « de la présente politique ».
1. Portée
La présente politique s'applique :
- à tous les renseignements personnels que nous détenons sur les personnes qui utilisent la version internationale, quelle que soit leur forme : renseignements de compte, photos et résultats d'analyse corporelle, mensurations, valeurs de santé, données d'entraînement, registres d'abonnement et de consentement, messages que vous nous envoyez et registres techniques (section 3) ;
- à chaque étape de leur cycle de vie : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction ;
- à toutes les personnes qui travaillent pour AXONMED, à titre d'employé ou de contractuel (le « personnel »), et, par l'intermédiaire de leurs contrats, à nos fournisseurs de services (section 7).
AXONMED est une petite entreprise. La présente politique est proportionnée à la nature et à l'ampleur de nos activités.
2. Rôles et responsabilités
La personne responsable de la protection des renseignements personnels
Seungho Shin, président-directeur général, est la personne responsable de la protection des renseignements personnels (develop@axonmed.io, +82-70-5236-0724). C'est aussi lui que la section 1 désigne comme responsable de la protection des renseignements personnels (Privacy Officer). Il :
- approuve la présente politique et chacune de ses modifications, et la révise au moins une fois par année ;
- veille à ce que le personnel connaisse et respecte la présente politique, et supervise la façon dont nous traitons les renseignements personnels ;
- est consulté dès le début de tout projet qui concerne des renseignements personnels, et approuve les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (section 5 de la présente politique) ;
- approuve chaque fournisseur de services qui reçoit des renseignements personnels et conserve son contrat ;
- reçoit les demandes et les plaintes et y répond (section 4 de la présente politique) ;
- décide de la façon de traiter un incident de confidentialité et des avis à transmettre, et tient le registre des incidents (section 6 de la présente politique).
Il peut déléguer par écrit une partie de ces fonctions à un membre du personnel. Le cas échéant, nous publions le titre de cette personne sur la présente page.
Responsabilités à chaque étape du cycle de vie
| Étape | Ce que nous faisons | Qui en est responsable |
|---|---|---|
| Collecte | Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 5, nous vous indiquons pourquoi au moment de la collecte, et nous vous demandons un consentement exprès et distinct pour les renseignements sur la santé (section 4). Nous ne recueillons pas un nouveau type de renseignement et n'utilisons pas de renseignements à une nouvelle fin tant que la personne responsable ne l'a pas approuvé, que la Politique de confidentialité n'a pas été mise à jour et, au besoin, que vous n'avez pas donné un nouveau consentement. | Personne responsable (approbation) ; membres du personnel qui conçoivent l'application et les serveurs (mise en œuvre) |
| Utilisation | Les renseignements sont utilisés seulement aux fins décrites à la section 5 ou à des fins qui y sont directement liées. Le personnel accède aux renseignements personnels seulement lorsqu'il en a besoin pour accomplir son travail, par exemple pour répondre à votre demande, assurer la sécurité du Service ou corriger une erreur. | Tout le personnel |
| Communication | Les renseignements sont communiqués seulement aux fournisseurs de services énumérés à la section 7, en vertu de contrats écrits, ou lorsque la loi nous y oblige (section 7). Avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (section 5 de la présente politique). | Personne responsable |
| Conservation | Les renseignements sont conservés chiffrés, dans un espace de stockage privé situé à Séoul, en République de Corée (section 10), pendant les durées indiquées à la section 9. L'accès aux données de production est limité aux membres du personnel qui en ont besoin et il est journalisé. | Membres du personnel qui ont accès aux systèmes de production |
| Destruction | Les renseignements sont détruits à la fin de leur durée de conservation, comme le décrit la section 3 de la présente politique. | Membres du personnel qui ont accès aux systèmes de production ; personne responsable (vérification annuelle) |
Chaque membre du personnel
- est tenu à la confidentialité avant d'avoir accès à des renseignements personnels, et lit d'abord la présente politique ;
- utilise les renseignements personnels seulement pour accomplir son travail ;
- ne demande jamais à un utilisateur son mot de passe ni un numéro de carte de paiement ;
- signale sans délai à la personne responsable tout incident de confidentialité soupçonné (section 6 de la présente politique) ;
- transmet à la personne responsable toute demande ou plainte relative aux renseignements personnels qu'il reçoit.
Les membres du personnel qui répondent aux messages envoyés à develop@axonmed.io vérifient l'identité de la personne qui fait une demande de la façon décrite à la section 11. La personne responsable rappelle la présente politique au personnel au moins une fois par année et chaque fois qu'elle est modifiée.
Les fournisseurs de services traitent les renseignements personnels seulement pour notre compte et selon nos instructions, en vertu de contrats écrits qui les obligent à les protéger, à en préserver la confidentialité et à ne pas les utiliser à leurs propres fins (sections 7 et 8).
3. Conservation et destruction des renseignements personnels
Durée de conservation. Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée exigée par la loi. La section 9 indique chaque durée de conservation. En résumé :
- renseignements de compte, résultats d'analyse, mensurations, valeurs de santé, données d'entraînement et paramètres : jusqu'à ce que vous les supprimiez ou que vous supprimiez votre compte ; un compte qui n'est pas utilisé pendant 3 ans est supprimé après un avis ;
- photos d'analyse corporelle et repères corporels : supprimés dans les 7 jours suivant votre demande, immédiatement lorsque vous supprimez votre compte, après 12 mois sans utilisation, et au plus tard 45 jours après que nous avons déterminé que leur conservation n'est plus nécessaire ;
- registres d'abonnement et de consentement : 3 ans après le consentement ou 1 an après la fin de l'abonnement, selon la date la plus tardive ;
- registres d'accès aux serveurs : jusqu'à 1 an ; registres de vérification de l'adresse courriel : 30 jours ;
- demandes relatives aux renseignements personnels (y compris les demandes de suppression) et nos réponses : 24 mois après la clôture de la demande ; autres courriels : 3 ans après la fin de l'échange, ou dans les 7 jours suivant la suppression de votre compte, sauf si nous avons besoin d'un courriel pour une demande de remboursement, un différend ou une réclamation juridique en cours ;
- sauvegardes : écrasées dans un délai de 6 mois.
Mode de destruction. Lorsqu'une durée de conservation prend fin, ou lorsque vous supprimez des renseignements ou votre compte, nous détruisons les renseignements de façon qu'ils ne puissent pas être restaurés : les enregistrements de la base de données sont effacés, les fichiers de photos sont supprimés du stockage (les anciennes versions stockées d'un fichier expirent dans un délai de 6 mois) et les sauvegardes chiffrées sont écrasées dans un délai de 6 mois. Des tâches automatisées appliquent les durées qui dépendent de l'inactivité. Nous ne conservons aucun dossier papier contenant vos renseignements.
Anonymisation. Si nous voulons anonymiser des renseignements personnels plutôt que de les détruire, nous le faisons seulement dans la mesure permise par la loi québécoise (à des fins sérieuses et légitimes, selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par règlement), et seulement après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée approuvée par la personne responsable.
Vérification annuelle. Au moins une fois par année, la personne responsable vérifie que les durées de conservation sont respectées, y compris pour les sauvegardes, les anciennes versions stockées des fichiers et les registres d'accès aux serveurs.
Les données enregistrées dans l'application Santé d'Apple (Apple Health) ou dans Santé Connect (Health Connect) sur votre appareil ne sont pas détenues par nous.
4. Questions, demandes et plaintes
Vous pouvez poser une question, faire une demande au sujet de vos renseignements personnels (accès, rectification, suppression, portabilité et les autres droits décrits à la section 11) ou porter plainte au sujet de la façon dont nous protégeons vos renseignements personnels. C'est gratuit, et nous ne vous traiterons pas différemment pour autant.
- Écrivez-nous. Envoyez un courriel à develop@axonmed.io, si possible à partir de l'adresse courriel de votre compte, avec l'objet « Demande relative aux renseignements personnels » (ou « Privacy request ») ou « Plainte relative aux renseignements personnels » (ou « Privacy complaint »). Vous pouvez nous écrire en français ou en anglais ; nous vous répondons dans la langue que vous utilisez. Vous n'avez pas besoin d'un compte ni de l'application.
- Accusé de réception. Nous confirmons rapidement la réception de votre message.
- Identité. Au besoin, nous vérifions que vous êtes la personne concernée, ou une personne que vous avez autorisée, de la façon décrite à la section 11. Nous ne vous demandons jamais votre mot de passe.
- Examen. La personne responsable examine la demande ou la plainte, les renseignements visés et les faits, puis décide des suites à y donner.
- Réponse. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception d'une question ou d'une plainte, et dans les 20 jours ouvrables suivant la réception d'une demande (section 11) ; les demandes d'accès et de rectification reçoivent une réponse au plus tard dans les 30 jours. Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous vous en donnons les motifs et indiquons la disposition de la loi sur laquelle nous nous appuyons, et nous vous expliquons comment contester la décision. Si une plainte est fondée, nous vous indiquons ce que nous avons fait pour corriger la situation.
- Si vous êtes en désaccord. Répondez avec l'objet « Appel relatif aux renseignements personnels » (ou « Privacy appeal ») : nous réexaminerons la décision et vous répondrons par écrit dans les 45 jours (section 11). Vous pouvez aussi, en tout temps, porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca). Si nous refusons une demande d'accès ou de rectification, ou si nous n'y répondons pas dans le délai prévu, vous pouvez demander à la Commission d'accès à l'information d'examiner le désaccord dans les 30 jours.
- Dossiers. Nous conservons chaque demande ou plainte et notre réponse pendant 24 mois après la clôture du dossier (section 9), et nous nous en servons pour améliorer nos pratiques.
5. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée :
- avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information ou d'une prestation électronique de services qui concerne des renseignements personnels, y compris les nouvelles fonctionnalités de l'application ou des serveurs qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels d'une nouvelle façon ;
- avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, y compris lorsqu'un fournisseur de services situé à l'extérieur du Québec les conserve ou les traite pour notre compte ;
- avant d'utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin ou de les anonymiser (section 3 de la présente politique).
La personne responsable est consultée dès le début du projet. L'évaluation est proportionnée à la sensibilité des renseignements, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Pour une communication à l'extérieur du Québec, elle tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection, y compris celles qui sont contractuelles, dont ils bénéficieraient, et du régime juridique applicable dans l'État où ils seraient communiqués, notamment des principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables. Nous communiquons les renseignements seulement si l'évaluation démontre qu'ils bénéficieraient d'une protection adéquate, et en vertu d'une entente écrite qui tient compte des résultats de l'évaluation.
Notre évaluation des communications à l'extérieur du Québec porte sur la conservation de vos renseignements en République de Corée (Amazon Web Services, Séoul) et sur les fournisseurs de services situés aux États-Unis énumérés à la section 7 (RevenueCat, Expo, Apple et Google), qui ne reçoivent aucun résultat d'analyse, aucune mensuration ni aucune valeur de santé. Nous révisons une évaluation lorsque le traitement change de façon importante, et au moins une fois par année lors de la révision de la présente politique.
Confidentialité par défaut. Les analyses de la posture et de la composition corporelle, qui évaluent vos caractéristiques physiques, s'exécutent seulement lorsque vous lancez une analyse, et l'application lit les données de l'application Santé d'Apple ou de Santé Connect seulement après que vous l'avez connectée (sections 6 et 14). L'application ne contient aucune publicité, aucun identifiant publicitaire ni aucun outil tiers d'analyse, de pistage ou de publicité (section 3.10).
6. Incidents de confidentialité et registre des incidents
Un incident de confidentialité est l'accès à un renseignement personnel, son utilisation ou sa communication non autorisés par la loi, la perte d'un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.
- Signalement. Les membres du personnel signalent sans délai tout incident soupçonné à la personne responsable.
- Limitation. Nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé aux personnes concernées et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.
- Évaluation. La personne responsable évalue si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, en tenant compte de la sensibilité des renseignements concernés, des conséquences appréhendées de leur utilisation et de la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
- Avis. Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous en avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, et nous pouvons aussi aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque. Nous avisons le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les autres autorités selon ce qu'exigent leurs lois (section 10). Pour les photos d'analyse corporelle et les repères corporels, voir aussi la section 9.
- Consignation. Nous inscrivons chaque incident de confidentialité dans notre registre des incidents, y compris ceux qui ne présentent pas de risque qu'un préjudice sérieux soit causé. Chaque inscription décrit les renseignements personnels visés (ou la raison pour laquelle ils ne sont pas connus), les circonstances, la date ou la période de l'incident, la date ou la période où nous en avons pris connaissance, le nombre de personnes concernées (ou une estimation), notre évaluation du risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates des avis transmis à la Commission et aux personnes concernées (et si un avis public a été donné, et pourquoi), ainsi que les mesures prises pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé. Nous tenons le registre à jour, conservons chaque inscription pendant au moins 5 ans après la date ou la période où nous avons pris connaissance de l'incident, et en transmettons une copie à la Commission sur demande.
7. Modification de la présente politique
La personne responsable révise la présente politique au moins une fois par année et chaque fois qu'un changement de la loi, du Service ou de nos fournisseurs de services touche les renseignements personnels. Nous publions chaque nouvelle version sur la présente page avec sa date d'entrée en vigueur. Les versions française et anglaise sont modifiées le même jour.
8. Coordonnées
- Personne responsable de la protection des renseignements personnels : Seungho Shin, président-directeur général, develop@axonmed.io, +82-70-5236-0724 (en semaine, de 9 h à 18 h, heure normale de la Corée, GMT+9).
- AXONMED Co., Ltd., Unit 217, 2F, Commercial Bldg., 85 Haemil 3-ro, Sejong-si 30092, République de Corée. Numéro d'enregistrement d'entreprise : 786-81-04109. Numéro de déclaration d'entreprise de vente par correspondance : 2026-Sejong-0575.
- Commission d'accès à l'information du Québec : cai.gouv.qc.ca. Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : priv.gc.ca.